• Afiliación incorrecta 

  Si afiliaste a un trabajador con un número de cédula incorrecto, envía la solicitud a servicioalcliente@colsubsidio.com. Adjunta una copia del documento y actualizaremos la información en nuestro sistema.

• Cambio de ciudad del trabajador

  Notifica el cambio de ciudad a servicioalcliente@colsubsidio.com. Adjunta copia del formulario o certificado de afiliación de la nueva caja para el retiro y actualización de la información en nuestro sistema.

• Radicación del formulario de afiliación sin vínculo laboral con trabajador

  Remite una certificación firmada por el representante legal a servicioalcliente@colsubsidio.com. En dicha certificación, informa que no existe un vínculo laboral y solicita la anulación de la afiliación.

• Cambio en condiciones salariales

  Reporta los cambios a servicioalcliente@colsubsidio.com con firma del representante legal y adjunta la siguiente información:

  • NIT y razón social de la empresa
  • Datos del trabajador
  • Tipo de documento
  • Número de documento
  • Nombre del funcionario
  • Jornada laboral (horas)
  • Salario

• Fallecimiento de representante legal:

  Solicita el retiro o cambio de representante legal a través del correo servicioalcliente@colsubsidio.com. Adjunta el registro de defunción.

• Rectificación en la planilla

  Si necesitas corregir el número de documento en la planilla Pila después del pago, envía una solicitud a servicioalcliente@colsubsidio.com. Incluye la siguiente información:

  • Datos del trabajador afectado.
  • Periodo correspondiente.
  • Número de documento incorrecto y número de documento correcto.
• Retiro del trabajador no marcado en Pila
  Notifica el retiro a servicioalcliente@colsubsidio.com. Adjunta la liquidación de contrato o realiza una planilla de corrección con la novedad correspondiente a través del operador de información.

Devoluciones 

El retorno de aportes se aplica en los siguientes casos:

• Si, como independiente, realizas un pago con diferencia tarifaria o error en el documento de identidad, pero solo si el pago ha sido corregido.
• Si eres independiente y no estás afiliado a la caja, pero has realizado aportes.
• Si eres un pensionado retirado y la entidad pagadora continúa descontando de tu mesada. Independientes: Para solicitar la devolución, debes presentar:
  • Una solicitud en la que indiques el motivo de la devolución, adjuntando la planilla de pago o proporcionando datos relevantes, como el número de planilla cancelada, fecha de pago, periodos y valor. La información debe ser lo más específica posible, incluyendo datos de contacto.
  • Una certificación bancaria original de una cuenta corriente o de ahorros a tu nombre, con fecha de expedición no mayor a treinta días.
  • Fotocopia de la cédula.
  • Ficha técnica con el formato de protección de datos personales, firmada y diligenciada (Excel, 2,3 MB).
• Para pensionados, envía:
  • Un comunicado en el que indiques el motivo de la solicitud y los periodos a devolver. Asegúrate de que la información sea específica y de incluir los datos de contacto.
  • Copia de la cédula de ciudadanía. 

Traslados

El traslado de aportes aplica en los siguientes casos:

• Si realizas aportes y estás afiliado a otra caja de compensación. En este caso, debes enviar:
  • Un comunicado donde indiques el motivo de la solicitud, adjuntando la planilla de pago o proporcionando detalles como el número de planilla cancelada, fecha de pago, periodos y valor. La información debe ser específica y contener tus datos de contacto.
  • Un certificado de afiliación expedido por la caja, que acredite la fecha de afiliación y el estado actual de tu afiliación.

Si te encuentras en alguna de estas situaciones, envía tu solicitud al correo electrónico servicioalcliente@colsubsidio.com junto con la documentación requerida según tu tipo de aportante.

Recuerda: los pagos de tus aportes deben hacerse de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1990 de 2016. Asegúrate de cumplir con estas pautas para mantener todo en orden. Consulta las fechas vigentes en la sección Plazos para el pago.

Es importante que tengas presente las novedades laborales que pueden surgir, como el ingreso y retiro de trabajadores, así como las variaciones permanente y transitoria del salario. También, debes considerar la suspensión temporal del contrato de trabajo, licencia no remunerada o comisión de servicios; así como la incapacidad temporal por enfermedad, las licencias de maternidad o paternidad, las vacaciones o licencias remuneradas, y la incapacidad temporal por accidente de trabajo. Además, es fundamental estar atento a la variación permanente de la mesada.

• Licencia remunerada
  Según el Artículo 3.2.5.1 del Decreto 780 de 2016, los permisos remunerados se causan completamente, y los aportes a caja de compensación se calculan sobre el último salario base de cotización reportado antes del inicio del permiso.

  Cotiza sobre el último salario base de cotización. Reporta la novedad al correo servicioalcliente@colsubsidio.com.

• Licencia no remunerada
  Según el Artículo 3.2.5.2 del Decreto 780 de 2016, durante huelgas o suspensiones temporales, no hay pago de aportes a Colsubsidio.
• Suspensión temporal o licencia no remunerada
  Según el Artículo 3.2.5.2 del Decreto 780 de 2016, durante huelgas o suspensiones temporales del contrato por causas contempladas en el artículo 51 del Código Sustantivo del Trabajo, no se realizarán pagos de aportes a la caja de compensación ni giros de la cuota monetaria en el mes de la novedad.

El beneficio de progresividad según la Ley 590 de 2000 se aplica durante los tres primeros años a partir del inicio de actividades. Las tarifas se aplican por año calendario y, en cuanto a las cajas de compensación, se detallan de la siguiente manera:

• Primer año: tarifa del 1 %
• Segundo año: tarifa del 2 %
• Tercer año: tarifa del 3 %
• Beneficio Ley 590 
  Verifica si eres beneficiario de la Ley 590 del 2000 en el RUT, casilla 89, con los códigos 47, 48, o 49.
• Recuerda que este beneficio puede perderse en los siguientes casos: cuando las empresas provienen de entidades disueltas o liquidadas, están inactivas, han sido escindidas o fusionadas, o cuando se proporciona información falsa.

• Pagos de aportes exclusivamente a través de Pila 
  Si no efectúas el pago de aportes por un periodo, no es posible realizarlo por un medio diferente a Pila. Lo anterior, de acuerdo con lo establecido en los Decretos 3667 de 2004 y 1465 de 2005, compilados en los artículos 3.2.31 y 3.2.3.8 del título 3, de la parte 2 del libro 3 del Decreto 780 de 2016.
• Sin límite de IBC para caja de compensación
  La norma para el Ingreso Base de Cotización (IBC) destinado al aporte parafiscal no tiene un tope máximo. Esta disposición se encuentra establecida en el Artículo 5 de la Ley 797 de 2003, reglamentado por el Decreto 510 de 2003, cuyo Artículo 3 especifica que dicho tope es solo para salud y pensión.
• Liquidación IBC por vacaciones
  Según la Circular Externa 018 del 16 de abril de 2012, del Ministerio de Trabajo, el monto otorgado al trabajador por vacaciones disfrutadas, compensadas en efectivo o incluidas en la liquidación del contrato, constituye el IBC para caja de compensación.
• IBC para aporte a caja
  Corresponde a la remuneración salarial por días laborados y novedades del mes.
• Licencia de maternidad 
  Durante este momento no debes pagar aportes a la caja de compensación, ya que la EPS cubre un auxilio y este no se considera salario.

¡Realiza tus pagos fácilmente y aprovecha los beneficios de ser parte de Colsubsidio!

Según las Resoluciones 1702 de 2021 y 205 de 2024 de la UGPP, existen procedimientos específicos para el cobro a los aportantes que tienen deudas en las contribuciones parafiscales. Por eso, cada mes, Colsubsidio envía notificaciones a quienes presentan mora presunta en algún periodo. Además, notificamos mensualmente a los aportantes independientes y pensionados que muestran presuntas inexactitudes en sus pagos. Recuerda que se considera que hay inexactitud cuando el monto declarado y pagado en la autoliquidación de aportes es menor al que el aportante estaba obligado a declarar y pagar según la ley.

Las razones más comunes de mora incluyen

• Deuda real: si eres aportante independiente, debes realizar el pago de aportes mediante planilla PILA. Los pensionados y facultativos lo harán mediante consignación bancaria a la cuenta indicada en el comunicado de cobro.
• Sin novedad de retiro: si has dejado de trabajar, envía una carta formal indicando la fecha de retiro, junto con una copia de la última planilla pagada o el soporte correspondiente.
• Diferencia tarifaria: esto ocurre cuando el pago de aportes se realiza a un porcentaje diferente al que se utilizó al momento de afiliarse a la caja.
• IBC menor al esperado: se presenta cuando el pago de aportes se hace sobre un IBC inferior al salario declarado en la afiliación.

Para resolver estas situaciones, como independiente, debes pagar tus aportes mediante planilla PILA. Si eres pensionado, realiza el pago de la diferencia a través de consignación bancaria a la cuenta indicada en el comunicado de cobro. También, puedes enviar una carta aclaratoria o cualquier documento que consideres necesario para corregir la inconsistencia.