• Afiliación incorrecta: si afiliaste a un trabajador con un número de cédula incorrecto, radica la solicitud a servicioalcliente@colsubsidio.com. Adjunta una copia de su documento y actualizaremos la información en nuestro sistema.
• Cambio de ciudad del trabajador: notifica el cambio de ciudad a servicioalcliente@colsubsidio.com. Adjunta copia del formulario o certificado de afiliación de la nueva caja para el retiro y actualización de la información en nuestro sistema.
• Radicación del formulario de afiliación sin vínculo laboral con trabajador: remite una certificación firmada por el representante legal a servicioalcliente@colsubsidio.com. En dicha certificación, informa que no existe un vínculo laboral y solicita la anulación de la afiliación.
• Cambio en condiciones salariales: reporta los cambios a servicioalcliente@colsubsidio.com con firma del representante legal y adjunta la siguiente información:
  • NIT y razón social de la empresa
  • Datos del trabajador
  • Tipo de documento
  • Número de documento
  • Nombre funcionario
  • Jornada laboral (horas)
  • Salario
• Fallecimiento de representante legal: solicita el retiro o cambio de representante legal a través del correo servicioalcliente@colsubsidio.com. Adjunta el registro de defunción.
   

• Rectificación en la planilla Pila: para corregir el número de documento en la planilla Pila después del pago, envía una solicitud a servicioalcliente@colsubsidio.com. Incluye:
  • Los datos del trabajador afectado.
  • El periodo.
  • Número de documento incorrecto y número de documento correcto.
• Retiro del trabajador no marcado en Pila: notifica el retiro a servicioalcliente@colsubsidio.com. Adjunta la liquidación de contrato o realiza una planilla de corrección con la novedad correspondiente a través del operador de información. 

• Doble pago por periodo: solicita devolución de aportes por doble pago a través del correo servicioalcliente@colsubsidio.com.
• Solicitud devolución de aportes: esto ocurre solo en casos de doble pago, pago por IBC mayor o diferencia tarifaria, o error en el documento de identidad (solo si el pago ha sido corregido). Envía la solicitud a servicioalcliente@colsubsidio.com y la siguiente información:
  • Certificación bancaria original con fecha de expedición no mayor a 30 días.
  • Fotocopia del RUT actualizado.
  • Copia del trámite, solicitar devolución ante las administradoras SENA, ICBF, ARL, AFP y EPS o certificación expedida por revisor fiscal o contador público, en la cual se manifieste la causa de la solicitud.
  • Copia de la tarjeta profesional.
  • Certificado de antecedentes disciplinarios con vigencia no superior a 3 meses del profesional que emite la certificación.
  • Ficha técnica actualizada
  • Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal.
  • Copia del comprobante de nómina y CD con el documento en formato Excel (esto aplica para devolución por IBC incorrecto).
• Transferencia devolución: la devolución se refleja en 20 días hábiles después de la radicación.
• Error en pago a otra caja: envía un comunicado a la caja donde erraste el pago y solicita el traslado de aportes a Colsubsidio.
• Solicitud traslado de aportes: envía tu solicitud a servicioalcliente@colsubsidio.com con la siguiente información:
  • Traslado por trabajador.
  • Carta que indique los periodos de pago de aportes a Colsubsidio y relación de trabajadores.
  • Certificación expedida por la caja de compensación, donde se indique fecha y estado actual de la afiliación, de cada trabajador.
  • Traslado por empresa.
  • Carta que indique los periodos de pago de aportes a Colsubsidio.
  • Certificación expedida por la caja de compensación, donde se indique fecha y estado actual de la afiliación.
• Tiempo trámite traslado: el traslado es efectivo en 20 días hábiles posteriores a la radicación. 

• Novedad de licencia remunerada: cotiza sobre el último salario base de cotización. Reporta la novedad al correo servicioalcliente@colsubsidio.com.
• Novedad de licencia remunerada: según el Artículo 3.2.5.1 del Decreto 780 de 2016, los permisos remunerados se causan completamente, y los aportes a caja de compensación se calculan sobre el último salario base de cotización reportado antes del inicio del permiso.
• Novedad de licencia no remunerada: durante huelgas o suspensiones temporales, no hay pago de aportes a Colsubsidio, con base en el artículo 3.2.5.2 del Decreto 780 de 2016.
• Novedad de suspensión: según el Artículo 3.2.5.2 del Decreto 780 de 2016, durante huelgas o suspensiones temporales del contrato por causas contempladas en el artículo 51 del Código Sustantivo del Trabajo, no se realizarán pagos de aportes a caja de compensación ni giros de la cuota monetaria en el mes de la novedad.

• Pérdida del beneficio de la Ley 1429 de 2010: por los siguientes motivos:
  • Tener más de 50 trabajadores.
  • No tener un trabajador como mínimo con contrato laboral.
  • Tener activos superiores a 5000 SMMLV.
  • Ser una empresa antigua y solicitar dicho beneficio.
  • No estar certificado por Cámara de Comercio con la progresividad de pagos.
  • No realizar la renovación anual dentro del primer trimestre de la matrícula mercantil.
  • Tener mora en el pago de aportes.
  • Recuerda: desde el 1 de enero de 2019 las empresas deben cancelar el aporte al 4 %. 
• Progresividad Ley 590 de 2000: aplica por 3 años, con tarifas anuales de 1 %, 2 %, y 3 %.
• Beneficio Ley 590: como empleador, puedes verificar si eres beneficiario de la Ley 590 del 2000, en el RUT casilla 89, los códigos 47, 48 0 49. 

• Pagos de aportes exclusivamente a través de Pila: si no efectúas el pago de aportes por un periodo, no es posible efectuarlo por un medio diferente a Pila. Lo anterior, de acuerdo con lo establecido en los Decretos 3667 de 2004 y 1465 de 2005, compilados en los artículos 3.2.31 y 3.2.3.8 del título 3, de la parte 2 del libro 3 del Decreto 780 de 2016.
• Sin límite de IBC para caja de compensación: la norma para el Ingreso Base de Cotización (IBC) destinado al aporte parafiscal no tiene un tope máximo. Esta disposición se encuentra establecida en el Artículo 5 de la Ley 797 de 2003, reglamentado por el Decreto 510 de 2003, en su Artículo 3 especifica que dicho tope es solo para salud y pensión.
• Liquidación IBC por vacaciones: según la Circular Externa 018 del 16 de abril de 2012 del Ministerio de Trabajo, el monto otorgado al trabajador por vacaciones disfrutadas, compensadas en efectivo o incluidas en la liquidación del contrato, constituye el IBC para caja de compensación.
• IBC para aporte a caja: corresponde a la remuneración salarial por días laborados y novedades del mes.
• Licencia de maternidad: no se pagan aportes parafiscales por licencia de maternidad, pues se trata de una prestación económica que no tiene la naturaleza de salario y al no constituir salario, no hay lugar al pago de aportes parafiscales.

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